Fastighetsförvaltning
Löpande juridiskt stöd för förvaltare.
Vi förstår er bransch
Förvaltningen är fastighetens vardag — och det är där de juridiska frågorna uppstår löpande. Vi är ert juridiska bollplank, integrerat i er process.
Konkret stöd — när det räknas
Vi kan juridiken när du behöver den som mest
Vi granskar och förhandlar kontrakt innan ni skriver under
Standardiserade processer för återkommande ärenden
Direktlinje till specialist via abonnemang
Vi företräder er vid tvist — i förhandling, skiljeförfarande eller domstol
Vanliga juridiska frågor för fastighetsförvaltare
Som fastighetsförvaltare kan det vara svårt att veta var förvaltningsbolagets ansvar börjar och slutar. Här har vi samlat tio vanliga situationer där avtalet, fullmakten och den löpande dokumentationen kan få stor betydelse.
Observera: Informationen på denna sida är generell och utgår från gällande svensk rätt vid tidpunkten för publiceringen. Den är inte avsedd att ersätta juridisk rådgivning i ett enskilt ärende. Bedömningen i ett konkret fall kan påverkas av avtalets innehåll och omständigheterna i övrigt.
Förvaltningsbolagets ansvar bestäms i första hand av förvaltningsavtalet, eventuella instruktioner och de fullmakter som bolaget har fått. Ett förvaltningsuppdrag innebär inte automatiskt att förvaltningsbolaget övertar fastighetsägarens samtliga skyldigheter eller ansvar för fastigheten.
Det är därför viktigt att kontrollera:
- vilka fastigheter som omfattas av uppdraget,
- vilka tjänster som faktiskt ingår,
- vilka åtgärder förvaltningsbolaget ska utföra,
- vad bolaget endast ska bevaka, kontrollera eller rapportera,
- vilka beslut som kräver fastighetsägarens godkännande,
- vilka befogenheter och beloppsgränser som gäller,
- vem som får beställa arbeten och ingå avtal med entreprenörer, och
- vilket ansvar som uttryckligen ligger kvar på fastighetsägaren.
En särskilt viktig gränsdragning är skillnaden mellan att upptäcka och rapportera ett problem och att ha ansvar för att problemet faktiskt åtgärdas.
Även om fastighetsägaren har det övergripande ansvaret för fastigheten kan förvaltningsbolaget samtidigt ha ett eget avtalsansvar om bolaget brister i uppgifter som ingår i förvaltningsuppdraget.
Undvik därför otydliga formuleringar som att förvaltningsbolaget ska "ansvara för fastigheten" utan att det samtidigt framgår exakt vad detta innebär.
Förvaltningsbolaget bör dokumentera att frågan har lyfts till fastighetsägaren och tydligt ange vilken åtgärd som rekommenderas, varför den behövs och vilka konsekvenser ett uteblivet beslut kan få.
Det kan exempelvis handla om:
- underhållsbehov,
- säkerhetsrisker,
- myndighetskrav,
- försäkringsfrågor,
- risk för skador,
- driftstörningar eller
- ökade kostnader.
Förvaltningsbolaget bör inte utan stöd i avtalet ta över ett besluts- eller kostnadsansvar som ligger på fastighetsägaren.
Samtidigt kan avtalet ge förvaltaren rätt eller skyldighet att agera vid akuta situationer, exempelvis för att begränsa en pågående vatten- eller brandskada.
Det är därför viktigt att dokumentera vad bolaget har upptäckt, när fastighetsägaren informerades, vilken åtgärd som rekommenderades, vilka risker som påtalades och om fastighetsägaren fattade beslut.
Om bolaget har en skyldighet att vidta en viss åtgärd oberoende av fastighetsägarens beslut kan bedömningen bli en annan. Det är därför uppdragets exakta omfattning som måste analyseras.
Det kan innebära avtalsansvar om förvaltningsbolaget enligt avtalet har haft en skyldighet att utföra kontroller eller rapportera sådana brister.
Bedömningen beror bland annat på:
- vad som ingick i uppdraget,
- vilka kontroller som skulle utföras,
- hur ofta kontrollerna skulle göras,
- vilken typ av brist som skulle upptäckas,
- vilken aktsamhet och kompetens som rimligen kan krävas inom uppdraget,
- om bristen rimligen borde ha upptäckts,
- om bolaget har fullgjort sin rapporteringsskyldighet, och
- om det finns ett tillräckligt orsakssamband mellan bristen i förvaltningen och den uppkomna skadan.
Det är därför viktigt att förvaltningsavtalet tydligt anger vilka kontroller som ska utföras, hur de ska utföras och vilket resultat fastighetsägaren kan förvänta sig.
Förvaltningsbolaget bör också dokumentera genomförda kontroller och rapporterade avvikelser löpande.
Det bör samtidigt framgå om uppdraget innebär en skyldighet att upptäcka vissa typer av brister eller endast att utföra närmare angivna kontroller. Förvaltaren bör inte lämna en garanti för att alla brister i fastigheten kommer att upptäckas om det inte uttryckligen är avtalat.
Det beror i första hand på förvaltningsavtalet, fullmakten och de instruktioner som fastighetsägaren har lämnat.
Avtalet bör tydligt reglera förvaltarens möjlighet att vidta akuta och skadebegränsande åtgärder, exempelvis vid:
- vattenläckor,
- brand,
- allvarliga elfel,
- större driftstörningar,
- risk för personskada eller
- risk för omfattande egendomsskada.
Det bör även framgå vilka beloppsgränser som gäller, vilka entreprenörer som får anlitas och hur åtgärden ska rapporteras till fastighetsägaren.
Om bolaget har rätt att agera i en akut situation bör det dokumentera:
- vad som inträffat,
- varför åtgärden var nödvändig,
- varför fastighetsägarens godkännande inte kunde inväntas,
- vilken entreprenör som anlitades,
- vilka kostnader som uppkom och
- när fastighetsägaren informerades.
Om avtalet inte ger någon sådan befogenhet bör bolaget vara försiktigt med att beställa större arbeten utan godkännande. Vid akuta situationer kan det dock vara nödvändigt att vidta omedelbara skadebegränsande åtgärder för att undvika större skada.
Förvaltningsbolaget blir inte automatiskt ansvarigt för entreprenörens tekniska arbete. Ansvarsfrågan beror bland annat på vem som är avtalspart med entreprenören, vilken roll förvaltningsbolaget haft och vilka skyldigheter bolaget haft enligt förvaltningsavtalet.
Bolagets eget ansvar kan exempelvis aktualiseras om det har:
- anlitat en olämplig entreprenör i strid med uppdraget,
- lämnat felaktiga instruktioner,
- överskridit sin behörighet,
- brustit i en avtalad kontroll,
- underlåtit att reklamera ett uppenbart fel eller
- på annat sätt brustit i sitt eget uppdrag.
Det är därför viktigt att skilja mellan förvaltningsbolagets ansvar för sitt eget uppdrag och entreprenörens ansvar för den tekniska prestationen.
Det måste också klarläggas om förvaltningsbolaget har agerat som fastighetsägarens ombud eller själv har ingått entreprenadavtalet i eget namn. Fullmaktens omfattning och uppdragets innehåll kan få stor betydelse för bedömningen.
Förvaltningsavtalet bör därför tydligt ange om förvaltningsbolaget endast ska upphandla och administrera arbetet eller även kontrollera och följa upp entreprenörens utförande.
Att en skada har uppstått under den tid som förvaltningsbolaget haft uppdraget innebär inte automatiskt att bolaget är ansvarigt.
Ansvarsfrågan bör bedömas utifrån:
- vad förvaltningsbolaget har åtagit sig,
- vilken skyldighet bolaget påstås ha brustit i,
- vad som faktiskt har hänt,
- om bolaget har agerat vårdslöst eller i strid med avtalet,
- om det finns ett orsakssamband mellan bolagets agerande och skadan,
- om skadan var en förutsebar konsekvens av den påstådda bristen, och
- vilken ekonomisk skada som faktiskt har uppkommit.
Det är viktigt att begära att ett skadeståndskrav preciseras och att fastighetsägaren anger vilken avtalsförpliktelse som påstås ha överträtts och hur den påstådda skadan har uppkommit.
Förvaltningsbolaget bör samtidigt säkra sin egen dokumentation över kontroller, rapportering, instruktioner, beslut och vidtagna åtgärder.
Även frågor om ansvarsbegränsningar, försäkringar, självrisker och eventuella friskrivningar bör kontrolleras i avtalet.
Fastighetsägaren kan ha ett eget offentligrättsligt ansvar för fastigheten, men det utesluter inte att förvaltningsbolaget kan ha avtalsansvar för de uppgifter som bolaget har åtagit sig att utföra.
Det är därför viktigt att skilja mellan att förvaltningsbolaget ska:
- bevaka att en kontroll ska genomföras,
- beställa kontrollen,
- administrera kontrollen,
- genomföra kontrollen,
- rapportera resultatet,
- beställa en åtgärd eller
- följa upp att en brist faktiskt har åtgärdats.
Att bolaget exempelvis har fått i uppdrag att bevaka ett myndighetskrav innebär inte nödvändigtvis att bolaget har övertagit ansvaret för att fastigheten uppfyller alla offentligrättsliga krav.
Om bolaget har informerat fastighetsägaren om en brist men fastighetsägaren inte fattar beslut om åtgärd bör detta dokumenteras tydligt.
Det är särskilt viktigt vid frågor som kan leda till säkerhetsrisker, förelägganden, sanktionsavgifter, skador eller försäkringsproblem.
Om hyresadministration ingår i uppdraget kan felaktig hantering innebära avtalsansvar gentemot fastighetsägaren.
Det kan exempelvis handla om:
- felaktiga hyresbelopp,
- missade uppsägningstider,
- felaktiga aviseringar,
- uteblivna indexjusteringar,
- brister i kravhantering eller
- felaktig hantering av hyresavtal.
Det är samtidigt viktigt att skilja mellan administration, rådgivning och juridiska eller kommersiella beslut.
Exempelvis kan förvaltningsbolaget ha ansvar för att administrera en uppsägning medan beslutet att säga upp hyresgästen ligger hos fastighetsägaren.
Förvaltningsavtalet bör därför tydligt ange vem som fattar beslut, vem som administrerar beslutet, vem som får underteckna handlingar och vem som har fullmakt att företräda fastighetsägaren.
Om förvaltningsbolaget har rätt att företräda fastighetsägaren bör fullmaktens omfattning vara tydlig. Ett förvaltningsuppdrag och en fullmakt fyller olika funktioner och bör därför inte blandas ihop.
Förvaltningsbolaget bör först fastställa varför kostnaden påstås ligga på bolaget och vilket stöd som finns i förvaltningsavtalet.
Kontrollera särskilt:
- vilken åtgärd kostnaden avser,
- vem som beställde arbetet,
- om bolaget hade rätt att beställa arbetet,
- vilka beloppsgränser som gällde,
- om fastighetsägaren hade lämnat instruktion,
- om bolaget överskred sin behörighet eller sina interna befogenheter,
- om kostnaden beror på ett fel från förvaltningsbolagets sida, och
- om entreprenör eller annan leverantör egentligen ansvarar för kostnaden.
Förvaltningsbolaget bör inte automatiskt acceptera ett kostnadsansvar bara för att kostnaden har uppstått inom ramen för förvaltningsuppdraget.
Samtidigt bör bolaget skilja mellan vem som är betalningsansvarig gentemot leverantören och vem som slutligen ska bära kostnaden mellan fastighetsägaren och förvaltningsbolaget. Det kan vara två olika frågor.
Dokumentation av beställningar, godkännanden, offerter, instruktioner och fakturor kan vara avgörande om parterna senare blir oense.
När ett förvaltningsuppdrag upphör bör överlämningen hanteras strukturerat och utifrån förvaltningsavtalet, tillämpliga regler och vilken information som tillhör eller behandlas för fastighetsägarens räkning.
Det kan exempelvis handla om:
- nycklar,
- passersystem,
- hyresregister,
- ekonomisk information,
- pågående skadeärenden,
- entreprenadavtal,
- leverantörsinformation,
- myndighetsärenden,
- besiktningsprotokoll,
- ritningar,
- teknisk dokumentation och
- digital information.
Det är samtidigt viktigt att skilja mellan information som ska lämnas över, information som förvaltningsbolaget måste behålla enligt lag eller annan skyldighet och information som bolaget får eller ska radera.
Det gäller särskilt personuppgifter. Om förvaltningsbolaget behandlar personuppgifter för fastighetsägarens räkning som personuppgiftsbiträde ska personuppgiftsbiträdesavtalet reglera vad som ska ske när uppdraget upphör. Enligt GDPR ska biträdet som huvudregel radera eller återlämna personuppgifterna till den personuppgiftsansvarige, om inte lag kräver fortsatt lagring.
Det innebär dock inte att all information måste lämnas över omedelbart eller att förvaltningsbolaget fritt kan behålla eller radera material. Frågan kan påverkas av exempelvis bokföringsregler, pågående tvister, preskriptionsfrågor, försäkringsärenden och andra rättsliga skyldigheter.
Avtalet bör därför redan från början reglera överlämningsskyldighet, tidsfrister, format, kostnader, åtkomst till digitala system och hantering av personuppgifter när uppdraget upphör.
Fördelar med att arbeta med oss
Integrerade i er förvaltningsprocess
Skalbart abonnemang per fastighet eller bestånd
Mindre administration, lägre risk
Utforska närliggande områden
Prata med en specialist
Lämna era uppgifter så ringer vi upp inom 24 timmar. Ingen faktura, inga åtaganden.